La distinction entre la gestion électronique des documents et le système de classement électronique n'est pas aussi utile qu'on pourrait l'imaginer, l’état de conservation des documents est différent.

Gestion Électronique de Documents VS Système d’Archivage Électronique

 

Quand et comment utiliser un système de GED ou un SAE ? Quels sont leurs avantages ?

La GED (Gestion Électronique de Documents) et le SAE (Système d’Archivage Électronique) sont des systèmes souvent confondus. S’ils répondent tous les deux à un besoin évident lié à la gestion, de la part des entreprises, de documents dématérialisés ou nativement numériques, ils n’ont pas la même finalité ni les mêmes fonctionnalités. Dans votre stratégie de digitalisation, quand et comment utiliser un système de GED ou un SAE ? Quels sont leurs avantages ? Décryptage.

 

GED et SAE, quelle est la différence

La GED est un système de gestion de documents permettant de collaborer, gérer le versionning, décrire et de classer des documents. Quant au SAE, c’est un système destiné à gérer la conservation des documents avec pour finalité de garantir le maintien de la valeur probante d’un document et sa re-lisibilité dans le temps. En résumé, avec la GED vous facilitez le partage de l’information. Le SAE répond quant à lui à plusieurs objectifs d’intégrité, de traçabilité, de sécurité, de pérennité des documents.

 

Comment distinguer la GED d’un SAE ?

Pour faire la distinction entre Gestion Électronique de Documents et Système d’Archivage Électronique, il faut analyser le cycle de vie d’un document. Son cycle de vie est représenté en 6 étapes.

1. Création

2. Modification

3. Validation

4. Utilisation

5. Conservation

6. Destruction

La GED correspond aux étapes de la modification, validation et utilisation, le système répond à un besoin de partage et d’accessibilité. Le SAE intervient dans la continuité de la GED (d’ailleurs dans bon nombre d’entreprises ses 2 solutions sont interfacées via un connecteur) en se concentrant sur les phases de conservation d’un document « finalisé », de traçabilité des actions réalisées sur celui-ci pendant tout son cycle de vie (versement, conversion de format, consultations, gel de son sort final) et sa destruction. Ici, le système est utilisé pour garantir l’intégrité du document.

 

Comment mettre en place une GED et un SAE ?

La GED est un logiciel qui peut être installé sur n'importe quel poste de travail informatique et/ou système d'exploitation, permettant à tous les utilisateurs de se connecter et ainsi de rechercher ou supprimer un document. De son côté, le SAE est un système informatique (installé sur des serveurs et couplés à des équipements de sécurité) conforme aux normes NF Z 42-013 (France) et ISO 14641-1 (International) qui établissent les exigences métier associées à sa conception et son exploitation particulièrement encadrées ainsi que sur le contenu du dossier de preuve/traçabilité associé à chaque archive (car l’enjeu est aussi ici un enjeu de conformité administrative et de protection juridique voire même, de nos jours, de protection des documents importants ou engageants contre les cyber-menaces).

 

Pourquoi avoir recourt à un Système d’Archivage Électronique ?

La conservation de documents proposée par la GED répond à un objectif de facilité d’utilisation dans la recherche de documents dans un usage quotidien, il s’agit d’un objectif de gestion opérationnelle. L'utilisation d'un SAE présente l'avantage de respecter diverses mesures de sécurité des données. Les fichiers archivés sont conformes aux principes d’intégrité, de confidentialité grâce à des moyens de chiffrement, de scellement et d’accès sécurisé. Le système d'archivage est également conforme au RGPD et permet de satisfaire aux exigences des textes (Code Civil, Code Général des Impôts, Code de Commerce, Code du travail etc.) relatifs à l’admissibilité des documents numériques comme preuves au même titre que les documents papier. A ce titre, il garantit la valeur probante de tous vos documents sensibles. Le SAE répond à un objectif de conformité et de gestion des risques.

 

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