Archivage électronique : tour d’horizon des idées reçues

5 idées reçues sur l’archivage électronique

 

Un système d’archivage électronique (SAE) est un outil de gestion de documents permettant de les stocker, de les classer et de les conserver en préservant leur intégrité et leur re-lisibilité pendant tout leur cycle de vie. Il garantit ainsi leur valeur probante, notamment en cas de litige administratif, commercial ou judiciaire. Bien souvent l’archivage est confondu avec d’autres processus de la gouvernance de l’information. On fait le point.

1) Archivage électronique = stockage électronique

Faux. Le stockage se limite à entreposer des contenus électroniques dans un espace servant de base au traitement ultérieur de ces contenus. Il peut être réalisé sur différents supports : CD-Rom, disque dur ou sur serveur.

 

2) Archivage électronique = sauvegarde

Et non ! La sauvegarde se limite à une opération de copie de contenus électroniques « originaux » pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont initialement enregistrés (ordinateur, disque dur, serveur…). La sauvegarde répond donc à une contrainte de sécurité pour permettre la continuité d’activité en restaurant des informations en cas de défaillance d’un système. Sa durée porte généralement sur du court terme et la valeur probatoire des données n’est pas assurée.

 

3) Archivage électronique = numérisation

Faux. La numérisation est la conversion des informations d'un support (texte, image, audio ou vidéo) en données numériques.

 

4) Archivage électronique = gestion électronique de documents (GED)

Faux. La gestion électronique de documents, dite GED, facilite l'acquisition, le classement et l'exploitation de documents pour mieux les partager, les rendre plus accessibles et pour optimiser les flux de travail. Le SAE, lui va intervenir dans la continuité du processus de GED en répondant à un objectif de conformité et de gestion des risques. A ce titre, il gère la conservation du document validé, sa traçabilité et sa destruction lors de l’échéance de sa durée de conservation légale. C’est le SAE qui garantit l’intégrité et la valeur juridique d’un document dans le temps.

 

5) Archivage électronique = Le coffre-fort numérique

C’est faux. Le coffre-fort numérique est un espace de stockage numérique avec un accès nominatif et limité par accréditation. Cet espace garantit la disponibilité, la sécurité, le contrôle d’accès,l’intégrité et la confidentialité des données stockées. Le coffre-fort électronique est l’un des composants d’un système d’archivage électronique qui offre une vision plus large de la gestion documentaire.

 

 

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